Rozdział 1.

CEL PROCEDURY

§ 1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa oraz podejmowania działań następczych.

§ 2. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę Sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Rozdział 2.

DEFINICJE

§ 3. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) Organie – rozumie się przez to Wójta Gminy Konopnica;

2) Procedurze – rozumie się przez to Procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy Konopnica;

3) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym pracownika, byłego pracownika, osoby ubiegającej się o zatrudnienie, osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej, osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza;

4) zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;

5) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną w zgłoszeniu jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa;

6) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazaną sygnaliście przez organ informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

7) działaniu następczym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;

8) kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;

9) działanie następcze - działanie podjęte przez upowaznionego oacownika Urządu w celu oceny prawdziwoąci informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa beędącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środkó finansowych lub zamknięcie postępowania realizowanego w ramach Procedury;

10) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Rozdział 3.

SPOSÓB PRZEKAZANIA ZGŁOSZENIA

§ 4. 1. Zgłoszenie może być dokonane za pomocą następujących kanałów zgłaszania:

1) pisemnie, w postaci papierowej na adres do korespondencji: Urząd Gminy Konopnica, ul. Rynek 15, 98-313 Konopnica z dopiskiem "sygnalista – zgłoszenie";

2) pisemnie w formie elektronicznej na adres skrzynki elektronicznej: sygnalista@konopnica.pl;

3) ustnie - telefonicznie;

4) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

2. Zgłoszenie ustne telefoniczne dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy odtwarzającego dokładny jej przebieg. W takim przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie.

3. Zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania, o którym mowa w ust. 1 pkt. 4, dokumentowane jest, za zgodą Sygnalisty, w forme:

1) nagrania rozmowy umożliwiające jej wyszukanie, lub

2) protokołu spotkania odtwarzającego dokładny jego przebieg. W takim przypadku Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

Rozdział 4.

TREŚĆ ZGŁOSZENIA

§ 5. 1. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;

2) wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;

3) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);

4) dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać Informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego w związku z dokonanym zgłoszeniem.

2. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenie anonimowo.

Rozdział 5.

OCHRONA SYGNALISTY

§ 6. Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą.

§ 7. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia.

§ 8. 1. Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:

1) ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;

2) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;

3) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

4) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;

5) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

4. Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

5. W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Rozdział 6.

NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU

§ 9. 1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:

1) korupcji,

2) zamówień publicznych,

3) usług, produktów i rynków finansowych,

4) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

6) bezpieczeństwa transportu,

7) ochrony środowiska,

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

9) bezpieczeństwa żywności i pasz,

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

11) zdrowia publicznego,

12) ochrony konsumentów,

13) ochrony prywatności i danych osobowych,

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

17) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji.

Rozdział 7.

INFORMACJE ZWROTNE ORAZ KONTAKT W ZWIĄZKU Z PRZYJĘCIEM ZGŁOSZENIA

§ 10. Organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.

§ 11.  Informacji o przyjęciu zgłoszenia organ nie przekaże, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.

§ 12. Organ może zwrócić się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty – podanie ich jest dobrowolne.

§ 13. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.

§ 14. Organ poinformuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakres działania organu.

§ 15. Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

§ 16. Organ poinformuje Sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.

§ 17. Organ poinformuje również Sygnalistę o ostatecznym wyniku naszych działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Rozdział 8.

SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI

§ 18. Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez upoważnionych pracowników Organu w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz jego odpowiedzialności za rozpatrzenie zgłoszenia i przeprowadzanie działań następczych.

§ 19. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

§ 20. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.

§ 21. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;

2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

§ 22. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 23. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

§ 24. Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

§ 25. Wszystkie zgłoszenia organ odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych

§ 26. 1. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe Sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji;

4) dane osobowe Osoby, której dotyczy zgłoszenie niezbędne do jego identyfikacji;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa § 8 ust. 4 Procedury;

8) datę sprawy;

9) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań - § 13;

10) szacunkową szkodę majątkową jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszenia, które było przedmiotem zgłoszenia.

2. Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada pracownik upoważniony przez Organ.

Rozdział 9.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 27. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Organ, który aktywnie uczestniczy i sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.

§ 29. Ocena adekwatność i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na 3 lata.

§ 30. Organ upoważnia pracownika zatrudnionego na stanowisku do sraw obronnych i wojskowych oraz  zastępcę kierownika Urzędu Stanu Cywilnego do przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat Procedury.

§ 31. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz RODO. 

§ 32. Treść klauzuli informacyjnej w związku z przetwarzaniem danych osobowych w celu przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego oraz przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego stanowi załącznik do Procedury.